Đại hội là hội nghị lớn, có tính định kỳ của một tổ chức để bàn và quyết định những vấn đề quan trọng. Đại hội Công đoàn là một hội nghị có tầm quan trọng với quy mô lớn, có tính định kỳ của tổ chức Công đoàn, được tổ chức theo nguyên tắc, thể lệ riêng, có tính nghi lễ và trọng thể cao.

Nhiệm vụ của đại hội công đoàn các cấp là:
- Thảo luận, thông qua các báo cáo của Ban Chấp hành; quyết định phương
hướng, nhiệm vụ của công đoàn nhiệm kỳ tới.
- Tham gia xây dựng văn kiện của công đoàn cấp trên.
- Bầu Ban Chấp hành công đoàn mới; bầu đại biểu đi dự đại hội công đoàn cấp trên.
- Thông qua Điều lệ Công đoàn Việt Nam (đối với Đại hội Công đoàn toàn quốc).

Đại hội công đoàn các cấp có hai hình thức: Đại hội đại biểu và đại hội toàn thể đoàn viên.
1. Đại hội đại biểu: Là đại hội gồm những đại biểu ưu tú đại diện cho cán bộ, đoàn viên công đoàn được đại hội hoặc hội nghị công đoàn các cấp bầu ra.
Các trường hợp sau đây tổ chức đại hội đại biểu:
- Các công đoàn cấp trên cơ sở.
- Công đoàn cơ sở, công đoàn cơ sở thành viên, nghiệp đoàn, công đoàn bộ phận có từ 150 đoàn viên trở lên. Trường hợp có dưới 150 đoàn viên nhưng hoạt động phân tán, lưu động, khó khăn trong việc tổ chức đại hội toàn thể thì có thể tổ chức đại hội đại biểu khi được công đoàn cấp trên trực tiếp đồng ý.

1. Đại hội công đoàn cơ sở, công đoàn cơ sở thành viên, nghiệp đoàn, công đoàn bộ phận, nghiệp đoàn bộ phận: 5 năm 2 lần.
Những công đoàn cơ sở được tổ chức đại hội theo nhiệm kỳ 5 năm 1 lần phải được công đoàn cấp trên trực tiếp đồng ý trong các trường hợp sau:
- Công đoàn cơ sở đóng trên địa bàn một tỉnh, thành phố có từ 3000 đoàn viên trở lên và có từ 5 công đoàn cơ sở thành viên trở lên.
- Công đoàn cơ sở hoạt động phân tán lưu động trên địa bàn nhiều tỉnh, thành phố có từ 1000 đoàn viên trở lên và có từ 5 công đoàn cơ sở thành viên trở lên.

Những nơi xét thấy cần thiết và được Ban Chấp hành công đoàn cấp trên trực tiếp đồng ý thì Ban Chấp hành công đoàn cấp đó được triệu tập hội nghị đại biểu hoặc hội nghị toàn thể để tham gia xây dựng văn kiện đại hội công đoàn cấp trên; kiểm điểm việc thực hiện nghị quyết đại hội; bổ sung chương trình hoạt động của công đoàn cấp mình; bổ sung, kiện toàn Ban Chấp hành và bầu đại biểu đi dự đại hội hoặc hội nghị đại biểu công đoàn cấp trên trực tiếp.

Trong chương trình đại hội công đoàn cấp trên cơ sở, tuỳ theo điều kiện cụ thể có thể chia làm 2 giai đoạn là đại hội nội bộ và đại hội công khai. Đại hội nội bộ là giai đoạn thực hiện phần công việc thuộc thủ tục và một số việc quan trọng mà đại hội cần giải quyết hoặc chuẩn bị sẵn trước khi tiến hành đại hội công khai.

Những nơi đã đến nhiệm kỳ đại hội nhưng gặp các trường hợp sau đây, có thể kéo dài thời gian nhiệm kỳ đại hội:
- Có biến động về tổ chức hoặc về sản xuất kinh doanh với điều kiện quá khó khăn (sáp nhập, chia tách, giải thể, cho thuê doanh nghiệp vv…).
- Có vấn đề về nội bộ hoặc cán bộ lãnh đạo bị tố cáo, chưa kiểm điểm, làm rõ đúng sai.

Tại Điều 9, Điều lệ Công đoàn Việt Nam (Khoá IX) quy định: “Đại hội, hội nghị đại biểu, hội nghị toàn thể, hội nghị Ban Chấp hành công đoàn các cấp phải có ít nhất hai phần ba (2/3) tổng số thành viên được triệu tập đến dự mới có giá trị”.

Sự thành công của đại hội Công đoàn các cấp phụ thuộc rất nhiều vào công tác xây dựng kế hoạch và chỉ đạo thực hiện kế hoạch tổ chức đại hội. Việc xây dựng kế hoạch tổ chức đại hội cần dựa trên những căn cứ cơ bản sau đây:
-  Các chủ trương, chỉ thị, nghị quyết của Đảng về đại hội công đoàn.
 - Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về đại hội của công đoàn cấp trên; nghị quyết của ban chấp hành công đoàn cấp mình.

- Xác định mục tiêu, yêu cầu của đại hội là một nội dung quan trọng không những trong đại hội mà còn cho cả nhiệm kỳ. Mục tiêu của đại hội bao gồm mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài.
Tuỳ theo nhiệm vụ của từng cấp mà đặt ra các mục tiêu cho phù hợp. Xác định mục tiêu đại hội là xác định cái đích cần vươn tới để phấn đấu thực hiện cho bằng được trong nhiệm kỳ.

Trong quá trình chuẩn bị đại hội cần soạn thảo các loại văn bản cơ bản sau đây:
1. Kế hoạch đại hội công đoàn cấp mình và hướng dẫn đại hội công đoàn cấp dưới.
2. Báo cáo hoạt động công đoàn nhiệm kỳ qua và phương hướng nhiệm kỳ tới.
3. Báo cáo kiểm điểm của Ban Chấp hành.
4. Báo cáo thẩm tra tư cách đại biểu (nếu là đại hội đại biểu).

Báo cáo của Ban Chấp hành trình ra đại hội là văn kiện quan trọng của đại hội, Ban Chấp hành công đoàn các cấp có trách nhiệm chuẩn bị kỹ trình ra đại hội. Đề cương của báo cáo cần tập trung vào những nội dung cơ bản sau đây:

Việc xác định thời gian tổ chức đại hội công đoàn các cấp được căn cứ vào quy định của Điều lệ Công đoàn và Hướng dẫn thi hành Điều lệ Công đoàn Việt Nam.
1- Điều lệ Công đoàn Việt Nam khoá IX.
Mục 2, Điều 7, Điều lệ Công đoàn Việt Nam quy định nhiệm kỳ đại hội công đoàn các cấp như sau:

1. Chuẩn bị đại hội và tổ chức đại hội công đoàn là trách nhiệm của tập thể Ban Chấp hành công đoàn cấp triệu tập đại hội. Ban Chấp hành công đoàn cấp triệu tập đại hội chịu trách nhiệm trước đại hội về toàn bộ công việc chuẩn bị cho đại hội, xây dựng chương trình nghị sự của đại hội và tổ chức đại hội.

Ban tổ chức (hoặc bộ phận giúp việc) cần phải tham mưu cho Ban Thường vụ những vấn đề sau:
1- Xây dựng kế hoạch đại hội công đoàn cấp mình và hướng dẫn, chỉ đạo đại hội công đoàn cấp dưới.
2- Thành lập các tiểu ban chuẩn bị cho đại hội
3- Chuẩn bị đề án nhân sự Ban Chấp hành công đoàn cấp mình, nhân sự đại biểu đi dự  đại hội công đoàn cấp trên.

Công đoàn cấp trên được phân cấp chỉ đạo trực tiếp, toàn diện công đoàn cấp nào thì có trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo đại hội công đoàn cấp đó, cụ thể là:
- Tổ chức chỉ đạo điểm rút kinh nghiệm, phân công cán bộ theo dõi, hướng dẫn, giúp công đoàn cấp dưới chuẩn bị và tiến hành đại hội.

Nguyên tắc chung là công đoàn đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng. Công đoàn và chính quyền cùng có mục tiêu vì việc làm, đời sống của người lao động, vì sự tiến bộ và phát triển của doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị. Trong thực tế không phải công đoàn nào cũng có cấp uỷ Đảng đồng cấp (ví dụ một số Công đoàn Tổng công ty, Công đoàn các doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, Công đoàn công ty Liên doanh với nước ngoài, 100% vốn nước ngoài, các nghiệp đoàn vv…). Vì vậy:

Để chuẩn bị đại hội công đoàn cấp mình, Ban Chấp hành cần tiến hành lập kế hoạch chỉ đạo đại hội công đoàn cấp dưới và xin ý kiến chỉ đạo của công đoàn cấp trên.
- Lập kế hoạch tổ chức chỉ đạo đại hội là công việc đầu tiên, quan trọng trong công tác chỉ đạo đại hội. Kết quả và sự thành công của đại hội công đoàn các cấp phụ thuộc rất nhiều vào công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch.

Chương trình nghị sự đại hội gồm:
1. Chào cờ.
2. Tuyên bố lý do, giới thiệu đoàn đại biểu.
3. Bầu Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký và Ban Thẩm tra tư cách đại biểu.
4. Đoàn Chủ tịch chủ trì đại hội.
5. Khai mạc đại hội.

Căn cứ để xây dựng đề án nhân sự đại hội công đoàn:
- Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ của tổ chức công đoàn nhiệm kỳ tới và những nhiệm vụ công tác trọng tâm, những chỉ tiêu cần phấn đấu thực hiện để xác định số lượng, chất lượng và cơ cấu nhân sự Ban Chấp hành. Xác định số lượng, chất lượng, cơ cấu Ban Chấp hành là cơ sở và điều kiện để đảm bảo thực hiện toàn diện các nhiệm vụ đặt ra trong nhiệm kỳ đại hội.